MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL PADA SMK SWASTA MULIA TANJUNG SARI MEDAN SELAYANG KOTA MEDAN

Abstract

SMK Swasta Mulia Tanjung Sari menyimpan arsip dengan sistem konvensional dimana penyimpanan arsip dengan hard copy sehingga banyak arsip yang disimpan dengan menggunakan kertas, lemari arsip, perlalatan arsip, dan penyimpanan dan pencarian arsip yang agak lama. Untuk mengatasi hal tersebut diperlukan penyimpanan arsip secara digital agar pencarian arsip cepat dan tidak memerlukan peralatan yang banyak.

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis konsep pengelolaan dokumen digital dalam sistem manajemen arsip yang diterapkan di SMK Swasta Mulia Tanjung Sari, Medan Selayang, Kota Medan, dengan fokus pada peningkatan keamanan dan struktur sistem dibandingkan dengan praktik sebelumnya. Data dikumpulkan melalui observasi langsung terhadap implementasi sistem pengelolaan arsip digital berbasis internet di sekolah tersebut. Selanjutnya, wawancara mendalam dilakukan dengan kepala sekolah dan pengelola arsip untuk mendapatkan perspektif lebih dalam terkait kebijakan dan proses manajemen dokumen.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan teknik observasi dan eksperimen dalam merancang dan menguji model pengarsipan digital. Model yang dihasilkan mencakup desain server lokal, pelatihan staf, serta integrasi pihak ketiga dalam proses implementasi. Hasil kajian menunjukkan bahwa sistem pengarsipan digital ini berpotensi meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pengguna. Selain itu, model yang dikembangkan memiliki potensi untuk direplikasi di institusi pendidikan lainnya guna mendukung pengelolaan dokumen yang lebih efektif dan terstruktur. Selanjutnya dengan teknik pustaka dengan mengumpulkan data/informasi data hasil pengelolaan arsip yang sudah dilaksanakan maupun yang akan dilakukan yaitu arsip pustaka, internet, kepustakaan serta penelitian terdahulu yang berkaitan dengan bidang permasalahan yang dihadapi, Teknik analisis data dilakukan  dengan pengolahan data hasil interview langsung kepada informan. Kemudian hasil wawancara ditranskripkan lalu membuat kode kemudian ditranskripkan dan selanjutnya membuat kesimpulan sebagai hasil temuan yaitu model pengelolaan arsip yag sesuai digunakan. Model pengelolaan arsip berbasis digital ini kemudian divalidasi. Hasil penelitian ini direncanakan berupa model/desain pengelolaan arsip berbasis digital pada SMK Swasta Mulia Tanjung Sari Medan.